Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej prawa podatkowego z dnia 2 października 2013 r., nr IBPBII/1/415-831/13/BJ rozstrzygnął kwestię dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu.
Przedmiotowe rozstrzygniecie zapadło w następującym stanie faktycznym. Podatnik (Uniwersytet) deleguje swoich pracowników w podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza jego granice w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, konsultacjach związanych z zadaniami statutowymi itp. Koszty delegacji Uczelnia rozlicza zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozliczenie podróży służbowej odbywa się na podstawie wypełnionego formularza „Rozliczenie wyjazdu służbowego”, do którego delegowany zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające wszystkie poniesione wydatki ujęte w rozliczeniu (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).
Organ podatkowy podzielił stanowisko podatnika i wykazał, że iż stosownie do zapisu z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w § 8 ust. 2 oraz § 16 ust. 3 ustawodawca dopuszcza w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy, zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie z powyższym, zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limity określone w powołanym rozporządzeniu, po spełnieniu warunków określonych w § 8 ust. 2 oraz w § 16 ust. 3, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie wolny od podatku dochodowego.
Reasumując, jeżeli podatnik wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 cyt. rozporządzenia, uznając taki przypadek jako uzasadniony, to wówczas otrzymany przez pracownika zwrot kosztów noclegu (potwierdzony rachunkiem/fakturą) w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
