Jeżeli przedsiębiorca korzysta z samochodu również do celów osobistych, nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Może natomiast proporcjonalnie zaliczyć w koszty wydatki eksploatacyjne pod warunkiem, że prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, w której zapisuje przejazdy służbowe. Tak rygorystyczne stanowisko przedstawione zostało w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 30 września 2013 r. (znak: IPTPB1/415-472/13-3/KO).
Zgodnie ze stanem faktycznym na podstawie, którego wydano przedmiotową interpretację, podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nabył na cele prowadzenia tej działalności samochód osobowy i zasadniczo w ten sposób go używał. W pewnym zakresie jednak korzystał z zakupionego samochodu również do celów osobistych, niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zdaniem wnioskodawcy taki sposób wykorzystania samochodu nie stoi na przeszkodzie zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych odpisów amortyzacyjnych samochodu oraz wydatków na jego eksploatację (zakup benzyny, opon, wydatki na naprawy i konserwacje), z wyłączeniem wydatków na zakup paliwa na przejazdy w celach osobistych.
Ze stanowiskiem zaprezentowanym przez podatnika nie zgodził się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi. W uzasadnieniu interpretacji przypomniał on, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Jednocześnie związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku.
W omawianej interpretacji jednoznacznie rozróżnienia się dwa możliwe modele wykorzystania samochodu do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Po pierwsze, jest to przypisanie samochodu w całości do prowadzonej działalności i wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych. Jak podkreślono w uzasadnieniu interpretacji samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych nie może być jednak wykorzystywany do celów prywatnych. W tym przypadku istnieje natomiast możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych oraz wydatków eksploatacyjnych (paliwo, oleje, opony, opłaty za przejazdy i parkowanie, itd.).
Drugi model polega na częściowym włączeniu samochodu do prowadzonej działalności gospodarczej, co oznacza, że może być on także wykorzystywany do celów prywatnych. W tym przypadku nie może on jednak stanowić środka trwałego. Nie jest więc możliwe uznanie za koszt podatkowy odpisów amortyzacyjnych. Kosztem uzyskania przychodu będą natomiast wydatki z tytułu używania tego samochodu do celów prowadzonej działalności gospodarczej, ustalone na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja powinna zawierać dane osobowe osoby użytkującej pojazd, nr rejestracyjny, pojemność silnika, nr wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych służbowo kilometrów, stawkę za kilometr, kwotę wliczaną w koszty oraz podpis i dane podatnika. Wydatki eksploatacyjne należy rozliczać proporcjonalnie, z uwzględnieniem ustawowego limitu maksymalnego.