Pracodawcy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, mają obowiązek przekazać do ZUS dane dotyczące pracowników, za których byli zobowiązani opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) . Chodzi o prace wymienione w tzw. nowych wykazach prac – w załącznikach do obowiązującej od dnia 1 stycznia 2009 r. ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.
Formularz ZUS ZSWA za rok 2013 należy złożyć do dnia 31 marca. W tym roku pracodawcy powinni podać dane za okres dwóch ostatnich lat.
Wzór zgłoszenia takich danych ( ZUS ZSWA) został wprowadzony przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów.
Pracodawcy muszą wskazać przede wszystkim:
- własne dane identyfikacyjne,
- dane osobowe pracownika,
- okres wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach wraz ze wskazaniem kodu tej pracy oraz wymiaru czasu pracy.
W przypadkach określonych w art. 38 ust. 3–6 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych ten termin jest inny – formularz ZUS ZSWA płatnik składek ma obowiązek przekazać:
- w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia przez pracownika wniosku o emeryturę pomostową – w przypadku gdy pracownik, za którego płatnik składek opłacał składki na FEP zażąda od organu rentowego ustalenia prawa do emerytury pomostowej,
- nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek – w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek.
Kopie złożonych w ZUS formularzy ZUS ZSWA płatnik składek (pracodawca) zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, bez względu na formę.
