Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Ponadto konieczne jest, aby poniesienie wydatku zostało odpowiednio udokumentowane. W związku z powyższym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek na przejazd taksówką, jeśli jest związany z działalnością gospodarczą i został odpowiednio udokumentowany.

Rozporządzenie ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 12, ust. 3 przedstawia zamknięty katalog dokumentów, które mogą być uwzględnione jako dowody księgowe. Wśród nich są:

• Faktura
• Faktura VAT RR
• Rachunek
• Dokument celny

W związku z powyższym przedsiębiorca, który chce wliczyć do koszty uzyskania przychodów przejazdy taksówkami w firmie może to zrobić na trzy różne sposoby:

1. Prosić o fakturę za każdą osobną usługę przewozu,
2. Prosić o paragon wystawiony z NIP nabywcy,
3. Prosić o wystawienie faktury zbiorczej za wszystkie przejazdy w danym okresie rozliczeniowym. Jest to możliwe przy korzystaniu z usług jednego przedsiębiorstwa taksówkowego.

Faktura zbiorcza pozwala znacznie ograniczyć ilość dokumentów księgowych, a ponadto, co nie mniej istotne, umożliwia rozliczanie przejazdów w sposób bezgotówkowy.

źródło: Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o.