W związku z wejściem w życie art. 19a i art. 106a-106g ustawy o podatku od towarów i usług wszystkie dotychczas stworzone ewidencje nadają się tylko do wyrzucenia, gdyż nie dają możliwości prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 (VAT-7K lub VAT-7D). Wiąże się to głównie z prawnym oderwaniem dnia powstania obowiązku podatkowego od dnia wystawienia faktury – ale nie tylko. Najlepszym sposobem zapewnienia prawidłowości prowadzenia tych ewidencji jest szczególne oznakowania faktur ze względu na ich sposób ewidencjonowani – okres, którego dotyczą. Można zaproponować następujące sposoby oznaczenia wskazujące na skutek ewidencyjny:
- Faktury FZ wystawiane w przypadku czynności, dla których obowiązek podatkowych powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1, 2, 3, 4 i 8 ustawy – zasada ogólna: są one ewidencjonowane w dniu zdarzenia (czynności), rodzącego obowiązek podatkowy.
- Faktury FF wystawiane w przypadku czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy: są one ewidencjonowane w dniu wystawienia faktury (data faktury).
- Faktura FK (-) czyli faktury korygujące, o których mowa w art. 29a ust. 13 i 14 ustawy: są one ewidencjonowane w dniu wystawienia (data faktury) pod warunkiem uzyskania potwierdzenia ich otrzymania przez nabywcę (usługobiorcę) do dnia złożenia deklaracji.
- Faktury FK (+), czyli faktury korygujące in plus: są one ewidencjonowane za okres :
– w przypadku korekty faktury FZ: za okres, gdy miało miejsce zdarzenie podlegające obowiązkowi podatkowemu (zdarzenie),
– w przypadku korekty faktury FF: za okres, w którym wystawiono faktury korygującej (data jej wystawienia).
- Faktury FP, czyli faktury z tytułu czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 1 i 2: są one ewidencjonowane w dacie zapłaty (kasowy moment powstania obowiązku podatkowego).
- Faktury FŻ, czyli faktury wystawione na rzecz niepodatnika na żądanie zgodnie z art. 106b ust. 3 w ciągu trzech miesięcy od miesiąca zdarzenia (czynności). Faktury te – jeżeli czynność została już zaewidencjonowana np. w kasie fiskalnej – nie podlegają ewidencji i są wyłącznie częścią archiwum rejestru.
Na podstawie tych oznaczeń można prawidłowo prowadzić rejestr sprzedaży, a także rejestr zakupu (działy D i C deklaracji VAT-7).
