Udostępniając pracownikom służbowy telefon pracodawca najczęściej wyznacza limit kwotowy przeprowadzonych rozmów, za które sam płaci. Natomiast powstałe w tym zakresie „nadwyżki” pracownicy pokrywają z własnej kieszeni. Jeżeli w ramach przyznanych limitów pracownicy przeprowadzają wyłącznie rozmowy służbowe na cele pracodawcy, wówczas wartość tych limitów nie będzie stanowiła dla nich przychodów ze stosunku pracy, a w konsekwencji nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Często dochodzi do tego, że pracodawcy wypłacają swoim pracownikom ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, który stanowią ich własność. Wówczas kwoty te są zwolnione z podatku, jeśli spełniają następujące warunki:

• ekwiwalent powinien być wypłacony pieniężnie,
• kwota ekwiwalentu musi odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W konsekwencji między wypłacaną kwotą, a wykonaną przez pracownika pracą musi istnieć racjonalny związek.
Według postanowienia Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 1 sierpnia 2006 r., (1471/ DPF/415/49/06/PPW) należy uznać, że aby wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego, musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi tytułem ekwiwalentu a wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy stanowiących własność pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy, dokonanego w trakcie ich używania. Wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznawany za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.

W związku z powyższym, w przypadku telefonów komórkowych prywatnych, używanych do celów służbowych ze zwolnienia podatkowego mogą korzystać ekwiwalenty za używanie tego telefonu w wysokości odpowiadającej poniesionym przez pracownika wydatkom. Warunkiem zastosowania zwolnienia będzie właściwe udokumentowanie faktu używania przez pracownika telefonu będącego jego własnością do celów służbowych. Takim dokumentem może być przykładowo wydruk rozmów telefonicznych (biling) zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów, umożliwiający podzielenie ich na rozmowy prywatne i związane z pracą.