Pracodawca wypłacając ryczałtowy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, powinien od jego kwoty naliczać składki na ubezpieczenia społeczne. Objęty składkami ZUS nie będzie natomiast taki ekwiwalent, który uwzględnia faktycznie ponoszone przez pracownika koszty – takie stanowisko zajął Dyrektor Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Lublinie w interpretacji indywidualnej z dnia 11 kwietnia 2013 r., nr sprawy DI/200000/451/381/2013.
W myśl art. 2379 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Powinien także zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zadbać o ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Kodeks pracy przewiduje również, że w sytuacji gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem jest wypłacanie przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
W kodeksie pracy nie zostały szczegółowo ustalone zasady ustalania i wypłacania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Najczęściej ustalenia dotyczące jego wysokości i częstotliwości wypłaty są zawierane w wewnętrznych uregulowaniach pracodawcy (układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania).
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartość ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej wyłączona została z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a więc w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika.
W związku z tym należało stwierdzić, że ze zwolnienia od składek na ubezpieczenia społeczne nie korzysta ekwiwalent za pranie odzieży, który jest wypłacany pracownikowi w ryczałtowej wysokości, niezależnie od ponoszonych przez pracownika kosztów.
