Celem prowadzenia pozaksięgowej ewidencji kosztów we wspólnocie mieszkaniowej jest rzetelne i jasne odzwierciedlenie rzeczywistej sytuacji finansowej i majątkowej Wspólnoty oraz opracowywanie sprawozdań rocznych, o których mowa w art. 32 tej ustawy.
Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę mieszkaniową ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Przepis ten określa minimalny zakres obowiązków w zakresie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych występujących we wspólnocie. Wspólnota jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązana jest prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. pozaksięgową ewidencję kosztów zgodnie z ustawą o własności lokali, księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości lub – jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej – ewidencję zgodnie ze wskazanym powyżej rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości. Formę prowadzenia ewidencji ustalają członkowie wspólnoty w podjętej przez siebie uchwale o formie jej prowadzenia, ponieważ określenie zakresu i sposobu prowadzenia tej ewidencji należy (zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali) do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Oznacza to, że w każdej wspólnocie mogą obowiązywać różne zakresy i sposoby prowadzenia ewidencji pozaksięgowej, a sporządzając sprawozdanie finansowe zarząd lub zarządca muszą brać pod uwagę postanowienia uchwały właścicieli lokali w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji dla danej nieruchomości wspólnej. Sprawozdanie finansowe będzie bowiem kompletne, jeśli uwzględni wszystkie wymogi związane z prowadzeniem takiej ewidencji, ujęte w odpowiedniej uchwale właścicieli lokali.
Wspólnota mieszkaniowa jednocześnie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Zatem na mocy art. 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. jest obowiązana do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wnip informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Należy równocześnie wskazać na istniejące odmienne stanowisko, zaprezentowane m.in. w wyroku z dnia 28 stycznia 2009 roku, sygn. akt: II FSK 1508/07, w którym NSA wskazał, iż wspólnota mieszkaniowa jako podatnik podatku od osób prawnych obowiązana jest prowadzić zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. ewidencję rachunkową „zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16 m. Tymi odrębnymi przepisami ustalającymi zasady prowadzenia rachunkowości są przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepisu ustawy o rachunkowości stosuje się do wspólnot mieszkaniowych w zakresie uwzględniającym to, że jako jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej nie mogą prowadzić działalności gospodarczej. Obowiązki, o których mowa istnieją niezależnie od wprowadzonego w art. 29 ustawy o własności lokali obowiązku prowadzenia przez zarząd ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.”
W orzecznictwie w odniesieniu do kwestii obowiązku prowadzenia ewidencji rachunkowej we wspólnocie przyjęto, że tymi odrębnymi przepisami odnoszącymi się do działalności wspólnoty mieszkaniowej są przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy o rachunkowości, które to obowiązki istnieją niezależnie od norm ustawy o własności lokali. W konsekwencji takiego stanu prawa rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej musi być dostosowana do wymagań prawa podatkowego; w przeciwnym przypadku mogłyby być problemy z prawidłowością sporządzenia CIT-8 (zeznania o wysokości osiągniętego dochodu/ poniesionej straty, za co odpowiedzialność ponosi podatnik.
Rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej powinna obejmować zasady:
- prowadzenia rachunkowości,
- prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie dowodów księgowych (w porządku chronologicznym i systematycznym i według określonej metody),
- okresowe ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (na moment obrachunkowy), 4) sporządzania sprawozdania finansowego,
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji rachunkowości,
- zatwierdzania sprawozdania finansowego.
W przyjętych przez wspólnotę mieszkaniową zasadach rachunkowości należy określić m.in.:
- rok obrotowy/ okres sprawozdawczy,
- metody wyceny aktywów i pasywów,
- metody prowadzenia księgowości (memoriałowo czy kasowo),
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez określenie planu kont, wykazu ewidencji rachunkowych, w tym prowadzonych na komputerowych nośnikach danych, opisu systemu przetwarzania danych i systemu ochrony (zabezpieczenia) danych (istotne także ze względu na postanowienia ustawy o ochronie danych osobowych).
Wspólnota dodatkowo może stosować zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej.
źródło: Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o.
foto: pixabay.com
