Wydatki związane z doroczną organizacją konferencji (spotkaniem z kontrahentami) stanowią wydatki związane zarówno z reprezentacją, jak i reklamą. Należy więc dokonać szczegółowej analizy każdego z wydatków w zakresie celu jego poniesienia – w kontekście rozróżnienia na wydatki reprezentacyjne i reklamowe. Organizacja konferencji:

•  ma na celu zaprezentowanie oferty handlowej, wypromowanie towarów i usług Spółki, rozpowszechnienie i poszerzenie wiedzy o nich (wówczas wydatki te stanowią koszt reklamy i podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów),
• wiąże się z organizacją tzw. imprez towarzyszących (atrakcji), a także zapewnieniu kontrahentom noclegów, wyżywienia (te wydatki należy uznać za koszty reprezentacji, gdyż ich poniesienie kreuje pozytywny wizerunek Spółki na zewnątrz).

W zakresie podatkowej kwalifikacji wydatków poniesionych przez podatnika mogą one – w opinii autora – w części być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jako koszty reklamy. Są to przykładowo wydatki dotyczące katalogów i innych materiałów drukowanych.

Do kosztów reprezentacji (nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów) należy zaliczyć przykładowo wydatki na:

• prezenty – alkohol,
• usługi noclegowe dla kontrahentów,
• usługi gastronomiczne dla kontrahentów,
• koncert, występ grupy tanecznej.

Jako koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów (inne niż koszty reklamy) należy wskazać przykładowo na wydatki na:

• wynajem sal konferencyjnych,
• parking,
• usługi noclegowe dla pracowników

Należy wskazać, że w przypadku gdy podatnik na podstawie otrzymanych faktur nie będzie w stanie ustalić, jaka część wydatków dotyczy reprezentacji, a jaka reklamy (gdyż otrzyma fakturę, na której wydatki te będą figurowały w jednej kwocie, bez wyszczególnienia na poszczególne elementy konferencji – zakup tzw. usługi kompleksowej), zakwalifikowanie wydatków wynikających z tej faktury do danej kategorii zależeć będzie od  głównego celu organizacji konferencji.

źródło: Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o.
foto: pixabay.com