Stała wysokość ekwiwalentu za pranie a składki ZUS

W myśl art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawy wymiaru składek nie stanowią natomiast przychody wskazane w § 2 rozporządzeni w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak również wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych. W myśl  § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwość wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Na mocy przepisów Kodeksy pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowe środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie ma możliwości zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Analiza powyższych regulacji prowadzi do wniosku, iż poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalnie i rentowe nie uwzględnia Asię ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika. Wymóg ekwiwalentu nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika  jako pracownika fizycznego bądź pracownika umysłowego.

W sytuacji więc, gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent pieniężny z przeznaczeniem na poniesienie kosztów prania odzieży roboczej w stałej wysokości, to jego wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Takie stanowisko zajął Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w interpretacji z dnia 3 marca 2014 r., sygn. DI/100000/43/57/2014.

źródło: Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o.
foto: pixabay.com