Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest terminowa wypłata wynagrodzenia. Termin oraz sposób wypłaty wynagrodzenia powinny być określone w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia takiego dokumentu – w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
W przypadku, gdy wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie, pracownik ma prawo do odsetek za czas opóźnienia. Kwestia ta nie jest uregulowana w przepisach prawa pracy. Z uwagi jednak na brzmienie art. 300 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy, zastosowanie znajdzie tu art. 481 k.c. Stanowi on o tym, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Oznacza to, że pracownik ma prawo żądania odsetek za czas opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia nawet wtedy, gdy pracodawca spóźnił się z wypłatą z powodu od siebie niezależnego i niezawinionego.
W niektórych przypadkach pracodawca będzie obowiązany doliczyć odsetki za zwłokę – mimo iż nie przyczynił się do opóźnienia w wypłacie. Wynika to z wyroku Sądu Najwyższego z 19 sierpnia 1999 r. (I PKN 189/1999), według którego: nagroda jubileuszowa jest wymagalna niezwłocznie po nabyciu do niej prawa i od tej chwili należą się odsetki, choćby pracownik później wykazał okoliczności stanowiące przesłanki uprawniające do nagrody, a pracodawcy nie można było przypisać winy w opóźnieniu (art. 481 § 1 kc w związku z art. 300 kp i § 7 ust. 2 zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 23 grudnia 1998 r. w sprawie ustalenia okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania.
Jak wynika z art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Strony mogą więc w umowie o pracę lub odrębnym porozumieniu ustalić je na wyższym poziomie. Odsetki za opóźnienie są odsetkami wynikającymi z ustawy. Oznacza to, że nie znajdą tu zastosowania postanowienia art. 359 § 21 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym maksymalna wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego.
Dopuszczalne jest również ustalenie odsetek na poziomie niższym, niż odsetki ustawowe. Art. 18 § 1 Kodeksu pracy stanowi o tym, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Tymczasem przepisy prawa pracy nie regulują kwestii odsetek za czas opóźnienia.
Na podstawie art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Należne odsetki nalicza się od dnia uchybienia terminowi płatności. Podstawą obliczania odsetek jest wynagrodzenie brutto.
Odsetki ustawowe to świadczenie obliczane w stosunku rocznym. W związku z tym, jeżeli w trakcie roku nastąpi zmiana wysokości odsetek ustawowych, ich wysokość powinna być naliczana proporcjonalnie do okresu przed zwiększeniem wysokości odsetek i po ich podwyższeniu.
W kwestii wypłaty odsetek za zwłokę ma znaczenie, czy pracownik żąda odsetek. Jeżeli pracodawca opóźnia się z wypłatą świadczeń – nawet o jeden dzień – pracownik bez wątpienia ma prawo wystąpić o odsetki, ponieważ przepisy nie uzależniają ich wypłacenia od jakichkolwiek okoliczności poza samym opóźnieniem wypłaty wynagrodzenia. Dla pozostającego w zwłoce pracodawcy nie ma znaczenia fakt, że zapłacił on świadczenia do ZUS czy podatek od niewypłaconego świadczenia. „Odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych” (uchwała SN z 19 września 2002 r., III PZP 18/02).
Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenia w terminach przyjętych w przepisach wewnątrzzakładowych. Stosując (za zgodą lub na wniosek pracownika) wypłatę w formie przelewu, należy pamiętać o dwóch zasadach:
- jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym,
- w dniu wypłaty wynagrodzenia pracownik musi uzyskać rzeczywisty dostęp do należnej mu kwoty.
Zatem dniem faktycznej wypłaty jest dzień zaksięgowania pieniędzy na rachunku pracownika, a nie dzień dokonania przelewu przez pracodawcę.
Określenie w przepisach Kodeksu pracy terminu wypłaty wynagrodzenia ma służyć temu, by wyraźnie zakreślić datę, do której zatrudniony ma otrzymać należną mu pensję. Jest to zatem dzień, do upływu którego pracownik musi mieć możliwość dysponowania swoim wynagrodzeniem. Dotyczy to wypłaty zarówno gotówkowej (w kasie zakładu pracy), jak i przelewem na wskazany przez niego rachunek bankowy. W terminie wypłaty pracownik musi już mieć możliwość korzystania ze swojego wynagrodzenia. Dlatego pracodawca musi dokonywać przelewów z takim wyprzedzeniem, by w terminie wypłaty wynagrodzenia środki były już na rachunku bankowym pracownika.
Niewypłacenie wynagrodzenia w terminie powoduje obowiązek wypłacenia odsetek ustawowych. Pracownik ma prawo ich żądać nawet wtedy, gdy opóźnienie jest następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności.
Pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi w terminie całości wynagrodzenia, ciężko narusza swój podstawowy obowiązek z winy umyślnej, choćby z przyczyn niezawinionych nie uzyskał środków finansowych na wynagrodzenia – wyrok z dnia 4 kwietnia 2000 r. (I PKN 516/99).
Niewypłacenie wynagrodzenia za pracę w ustalonym terminie stanowi wystarczającą przyczynę rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 55 § 11 Kodeksu pracy – wyrok z 5 lipca 2005 r. (I PK 276/2004)
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 (tj. m.in. ze stosunku służbowego, stosunku pracy, w tym spółdzielczego stosunku pracy), są wolne od podatku dochodowego.
