Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymaga od płatnika dokonującego wypłaty świadczenia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 tej ustawy, posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika na dzień wypłaty należności; płatnik może zastosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w oparciu o informacje uzyskane od podatnika bądź na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie. Nie zwalnia to jednak płatnika z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonane zostały te wypłaty. Por. stanowisko zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 1 lipca 2011 r. nr IPPB4/415-319/11-6/SP, w której stwierdzono m.in.: „Certyfikat jest zaświadczeniem, a więc dokumentem potwierdzającym określony stan faktyczny na dzień jego wydania, a także – o ile wynika to z jego treści – również w przeszłości. Zaświadczenie to, nie może dotyczyć stanów przyszłych, które dopiero mogą (albo i nie) wystąpić. Oznacza to, że realizacja jakichkolwiek uprawnień przewidzianych odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania może nastąpić jedynie w oparciu o certyfikat rezydencji osoby zagranicznej obejmujący sobą dzień dokonania wypłaty. (…) A zatem, prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika. Ustawodawca nie wskazał przy tym, w jakim terminie płatnik powinien wejść w posiadanie tego dokumentu.
Obowiązek dostarczenia certyfikatu ciąży na podmiocie zagranicznym, który uzyskuje ze źródeł polskich odpowiednie dochody. Zasadniczo więc certyfikat rezydencji powinien być dostarczony przez podmiot zagraniczny przy każdorazowej wypłacie określonych należności przez polski podmiot będący płatnikiem. Oczywiście tego rodzaju wymóg w stosunku do wszelkiego rodzaju płatności, w szczególności w przypadku, gdy płatności są dokonywane cyklicznie na rzecz stałego kontrahenta stanowiłyby niepotrzebne utrudnienie. W przypadku więc jakichkolwiek płatności dokonywanych przez polskich płatników w ciągu roku podatkowego na rzecz podmiotów zagranicznych, należy podchodzić pragmatycznie, biorąc pod uwagę m.in. bieżące kontakty między nimi.
Wprowadzenie obowiązku żądania certyfikatu dla polskich płatników ma więc zasadniczo na celu jedynie uświadomienie im ewentualnych konsekwencji, gdyż to na płatnikach spoczywa odpowiedzialność za nie pobrane lub pobrane w zbyt niskiej wysokości podatki zgodnie z art. 30 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Obecnie nie ma ustawowego obowiązku odnoszącego się do daty posiadania certyfikatu rezydencji. Płatnik, znając okoliczności i możliwości udokumentowania siedziby odbiorcy należności (zagranicznego kontrahenta), zgodnie z posiadaną wiedzą decyduje o terminie uzyskania i aktualizacji certyfikatu rezydencji. W przypadku wezwania przez organ podatkowy będzie obowiązany do potwierdzenia tego faktu poprzez odpowiednie udokumentowanie certyfikatem rezydencji aktualnym na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika. (…)
Jak wskazuje liczne orzecznictwo certyfikat stanowi środek dowodowy (wyłączny) posiadania rezydencji podatkowej w określonym kraju, czego stwierdzenie umożliwia płatnikowi, zastosowanie postanowień stosownej umowy w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu. Z tego punktu widzenia istotne jest zatem to, aby certyfikat, wystawiony przez władze podatkowe drugiego państwa potwierdzał siedzibę podatnika zasadniczo na moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu wypłat należności dokonywanych prze płatnika. (…) Fakt posiadania siedziby dla celów podatkowych na terytorium określonego państwa, nie może być dowodzony w inny sposób, aniżeli za pomocą tegoż certyfikatu.
Zastosowanie przepisów właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest zatem możliwe pod warunkiem uzyskania przez płatnika, certyfikatu rezydencji podatnika, potwierdzającego miejsce jego zamieszkania lub siedziby na dzień dokonania wypłaty. Brak jest natomiast podstaw prawnych do zastosowania przez płatnika postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w sytuacji, gdy posiada on jakiekolwiek inne dokumenty, niż certyfikat rezydencji, potwierdzające miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, np. oświadczenie, że dane podatnika nie uległy zmianie.
Należy przy tym podkreślić, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika na dzień wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 30a ust. 1 w momencie dokonywania tej wypłaty. W większości przypadków nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności.
Wobec powyższego, w przypadku wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 30a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik może – mając jednak na względzie ryzyko odpowiedzialności na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej – zastosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w oparciu o informacje uzyskane od podatnika bądź na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji i potwierdzenia przez podatnika, że dane w nim zawarte nie uległy zmianie. Nie zwalnia to jednak płatnika z obowiązku późniejszego uzyskania certyfikatu rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonane zostały te wypłaty.” Podobnie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej nr IBPBI/2/423-49/12/BG.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB2/415-584/12-2/LS stwierdzono, że ustawodawca nie wskazał, w jakim terminie płatnik powinien wejść w posiadanie certyfikacji rezydencji potwierdzającej rezydencję podatkową na dzień dokonania wypłaty dywidendy.
