Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• wydatek powinien być rzeczywiście (definitywnie) poniesiony przez podatnika,
• wydatek nie może znajdować się w określonym w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
• powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
• powinien zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów,
• być właściwie udokumentowany.

Niezwykle istotnym jest, aby wydatek został poniesiony. Jak uznał bowiem NSA w wyroku z dnia 26 września 2013 r. (II FSK 2697/11) w przypadku, gdy faktura nie dokumentuje żadnej rzeczywistej transakcji dokonanej między podmiotami, wykazany na niej wydatek nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wydatek jest bowiem uznawany za koszt uzyskania przychodu wyłącznie, gdy obejmuje transakcje faktyczne, dokonane między wykazanymi na fakturze sprzedawcą i nabywcą.