Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. W myśl powyższego przepisu kosztami podatkowymi mogą być wszystkie poniesione przez podatnika wydatki, za wyjątkiem tych określonych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. , o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym także kiedy służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i te pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, jeżeli zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody w przyszłości. Wobec powyższego należy stwierdzić, że koszty wynajmu samochodów wykorzystywanych przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością mieszczą się w ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Natomiast art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. określa zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z nim: „przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów”.
W cytowanym art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. mowa jest o kosztach z tytułu używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. W związku z tym, że przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie definiują terminu „koszty używania” należy w tym zakresie odwołać do językowego znaczenia tego zwrotu. Termin „używanie” można definiować za Słownikiem Języka Polskiego jako „posłużyć się czymś”, „zastosować coś jako środek, narzędzie”, „zrobić z czegoś użytek”. Definicja tego terminu wskazuje na element dynamizmu i aktywności. Używanie ma zatem miejsce wówczas, gdy rzecz jest faktycznie wykorzystywana, stosowana, czyniony jest z niej użytek, itp. Używanie samochodu oznaczać będzie korzystanie z jego funkcji, czyli posługiwanie się nim jako środkiem transportu. Z posługiwaniem się samochodem związane będą koszty, które są normalną konsekwencją używania samochodu (np. koszty paliwa, koszty napraw, itd.).
Ograniczenie możliwości rozliczenia wynajmu samochodu w kosztach firmy dotyczy wyłącznie wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych nie stanowiących majątku podatnika, a więc kosztów posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Przepis ten nie dotyczy natomiast kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Innymi słowy, do wydatków z tytułu kosztów używania samochodu można zakwalifikować wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne, w odróżnieniu jednak od wydatków ponoszonych na uzyskanie samego tytułu prawnego, umożliwiającego używanie samochodu. O ile zatem wydatki na zakup paliwa, opłaty za autostrady, parkingi itp. należą do kosztów używania samochodu (czyli rozliczanych w ramach kilometrówki), o tyle wydatki ponoszone z tytułu czynszu najmu samochodu do kosztów jego używania już nie należą, są bowiem wydatkami na uzyskanie tytułu prawnego, umożliwiającego używanie samochodu.
Zgodnie z obowiązującą judykaturą nie ma wątpliwości, że limit kosztów wynikający z kilometrówki dotyczy tylko wydatków ponoszonych z tytułu używania samochodu, a więc wydatków o charakterze eksploatacyjnym. Limit ten nie dotyczy wydatków poniesionych na uzyskanie możliwości używania samochodu w postaci nabycia określonego tytułu, uprawniającego do jego używania – takim wydatkiem może być, między innymi, czynsz najmu (lub dzierżawy) samochodu.
źródło: Instytut Studiów Podatkowych
foto: pixabay.com
