Datę odpisania wierzytelności nieściągalnej – jako jeden z warunków zaliczenia odpisu aktualizującego do kosztów uzyskania przychodów – rozumianej jako data ujęcia kosztu w księgach rachunkowych wyznacza data wykorzystania uprzednio utworzonego odpisu aktualizującego. W tym momencie nieściągalna wierzytelność stanowi koszt uzyskania przychodu.
W przypadku, gdy podatnik uprzednio utworzył odpis aktualizujący danej wierzytelności, datę odpisania wierzytelności nieściągalnej rozumianej jako data ujęcia kosztu w księgach rachunkowych wyznacza data wykorzystania uprzednio utworzonego odpisu aktualizującego.
Graniczną datę prawa zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych wyznacza data przedawnienia wierzytelności. W tej dacie podatnik utraci prawo do zaliczenia analizowanych wierzytelności nieściągalnych do kosztów podatkowych. Powyższy pogląd wyrażany jest także przez organy podatkowe. Przykładowo: „Podsumowując, nieściągalne wierzytelności zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w dacie łącznego spełnienia 2 warunków:
- wierzytelność powinna być odpisana jako nieściągalna (powinien być dokonany odpowiedni zapis w ewidencji) oraz
- nieściągalność wierzytelności powinna być udokumentowana.
Gdy warunki te zostaną spełnione w różnych latach podatkowych, zaliczenie należności do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe w roku podatkowym, w którym spełniony zostanie drugi z warunków.
A zatem w przypadku, gdy nastąpiło wcześniejsze udokumentowanie nieściągalności niż dokonano jej ewidencyjnego odpisania (uznania za koszt w ujęciu bilansowym), to odpisaną wierzytelność zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w roku, w którym nastąpił odpis wierzytelności jako nieściągalnej.
Jeżeli podatnik nie zaliczy wierzytelności nieściągalnej do kosztów podatkowych w odpowiednim roku podatkowym (w którym spełnione zostały oba ww. warunki, tj. udokumentowanie jej nieściągalności i zaliczenie rachunkowo do kosztów), to aby zaliczyć wierzytelności nieściągalną do kosztów podatkowych, będzie musiał dokonać odpowiedniej korekty zeznania rocznego. Przez odpisanie wierzytelności należy rozumieć wykorzystanie uprzednio utworzonego odpisu aktualizującego, „spisanie” z ksiąg rachunkowych wierzytelności.
Jednocześnie należy pamiętać, że „termin do zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów ograniczony jest przepisem art. 16 ust.1 pkt 20 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisane jako przedawnione.” – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 stycznia 2009 r. (IPPB3/423-1545/08-2/JB).
W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 7 czerwca 2013 r. (IPTPB3/423-96/13-2/GG) wyrażono pogląd, zgodnie z którym: „(…) Podsumowując, nieściągalne wierzytelności zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w dacie łącznego spełnienia dwóch warunków:
- wierzytelność powinna być odpisana jako nieściągalna (powinien być dokonany odpowiedni zapis w księgach rachunkowych) oraz
- nieściągalność wierzytelności powinna być udokumentowana w sposób wskazany w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Gdy warunki te zostaną spełnione w różnych latach podatkowych, zaliczenie wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe w roku podatkowym, w którym spełniony zostanie drugi z warunków.
Podkreślić również należy, że udokumentowanie nieściągalności wierzytelności na podstawie postanowienia o nieściągalności (art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) może nastąpić najwcześniej w dacie uznania przez podatnika tego postanowienia za odpowiadające stanowi faktycznemu. W tym znaczeniu przepisy pozostawiły podatnikowi będącemu wierzycielem swobodę oceny stanu faktycznego dotyczącego tego majątku uznając, iż jeśli ten powziąłby wiadomości o składnikach majątku dłużnika innych niż te, z których prowadzona jest egzekucja, względy ekonomiczne spowodowałyby zakwestionowanie ustaleń poczynionych przez organ egzekucyjny.”
źródło: Instytut Studiów Podatkowych
