Od 1 stycznia 2012 r. płatnicy składek mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat. Ten okres przechowywania należy liczyć od dnia przekazania rozliczeń do ZUS. Dotyczy to przekazanych przez płatnika do ZUS kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz kopii imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Przez taki sam okres 5 lat płatnik musi obecnie przechowywać również kopie dokumentów rozliczeniowych korygujących. Należy zauważyć, że do dnia 31 grudnia 2011 r. obowiązywał 10-letni okres przechowywania kopii dokumentów zawierających rozliczenia z ZUS oraz kopii korekt tych dokumentów i ten okres jest obowiązujący dla dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. Zmiana okresu przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów rozliczeniowych korygujących dotyczy tylko tych, które zostały złożone do ZUS począwszy od dnia 1 stycznia 2012 r. Zatem w przypadku, gdy korektę dokumentów rozliczeniowych, np. za maj 2009 r., płatnik złożył w styczniu 2012 r., to pomimo że dotyczą one okresu sprzed 1 stycznia 2012 r., ich kopię jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat (a nie przez 10 lat), licząc od dnia przekazania dokumentów do ZUS.

Ponadto należy zauważyć, że zmianę okresu przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych wprowadziła ustawa deregulacyjna, tj. ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378). Skrócenie tego okresu jest konsekwencją redukcji od dnia 1 stycznia 2012 r. do pięciu lat okresu przedawnienia należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.