Podatnicy mogą prowadzić księgę tzw. metodą uproszczoną lub metodą memoriałową. W pierwszej z tych metod koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, niezależnie od okresu, którego dotyczą. Zasadniczo za datę poniesienia kosztu uważa się tu dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu – art. 22 ust. 4 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od tej ogólnej reguły przewidziano jednak pewne wyjątki, określone m.in. w rozporządzeniu. Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy sytuacji, gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Otrzymanie towarów handlowych lub materiałów musi być każdorazowo potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (wymaga tego § 16 ust. 1 tego rozporządzenia).
Zapisy dotyczące wydatków (kosztów) powinny być dokonywane w księdze na podstawie dowodów, o których mowa w §12 – 16 rozporządzenia. Zgodnie z Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia):
- w kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego” należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (m.in. datę poniesienia wydatku lub otrzymania towaru),
- w kolumnie 3 „Nr dowodu księgowego” należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu księgowego,
- w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” wpisuje się wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów.
W praktyce moment ujęcia zakupu towarów handlowych lub materiałów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie przysparza problemów, jeżeli towary te (materiały) podatnik otrzymał razem z wystawioną tego samego dnia fakturą dostawcy.
W przypadku, gdy otrzymanie towaru nastąpiło wcześniej niż data wystawienia faktury, dowodem zakupu towarów zazwyczaj jest faktura wystawiona przez dostawcę. Stosownie jednak do postanowień § 16 ust. 2 i 4 rozporządzenia, gdy towar handlowy lub materiał, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:
1) sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu, który powinien zawierać:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego lub materiału, bądź
2) specyfikacji dostawcy – pod warunkiem, że spełnia ona wymogi określone dla opisu.
Zarówno opis jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar, oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.
