To, czy wydatki ponoszone przez pracodawcę na pokrycie kosztów zakwaterowania pracownika wykonującego pracę poza miejscem zamieszkania zostaną uznane za stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zależy od okoliczności, w których praca jest świadczona. Jeżeli bowiem pracownik wykonuje tę pracę podczas podróży służbowej, koszty jego zakwaterowania – jako inne należności z tytułu podróży służbowej – nie stanowią przychodu, od którego odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne – z zastrzeżeniem jednak ograniczenia kwotowego do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W pozostałych przypadkach wydatki na zakwaterowanie powinny być rozpoznane jako przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Wysyłając pracownika w podróż służbową należy pamiętać, że nie każde świadczenie pracy poza miejscem, w którym pracownik zazwyczaj wykonuje swoje obowiązki, będzie wyjazdem służbowym. W bogatym orzecznictwie Sądu Najwyższego ukształtowanym na gruncie art. 775 § 1 Kodeksu pracy podnosi się, że podróż służbowa musi charakteryzować się łącznie 3 cechami, a mianowicie:
- pracownik przebywa poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy;
- wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy;
- pracownik wykonuje ściśle określone polecenie pracodawcy, świadcząc pracę na jego rzecz.
Warto zauważyć, że w orzecznictwie w sposób bardzo rygorystyczny podchodzi się do wymogu odbywania podróży służbowej wyłącznie na podstawie wyraźnego polecenia pracodawcy. Z tego też względu nie uznaje się za tego typu podróż sytuacji, gdy w umowie o pracę zastrzeżono, że pracownik będzie wykonywał obowiązki nie tylko w miejscowości, gdzie siedzibę ma pracodawca, ale na terytorium całego kraju. Wówczas, nawet mimo wydania formalnego polecenia wyjazdu służbowego, pracownik taki świadcząc pracę na terytorium kraju, nie znajduje się w podróży służbowej. Zgodnie z umową bowiem jest to miejsce zwykłego świadczenia przez niego pracy. Podobnie rzecz się ma, gdy zamiast polecenia wyjazdu zostanie z pracownikiem zawarte porozumienie w sprawie wykonywania pracy w ramach delegacji. Jak stwierdził Sąd Najwyższy, w takim przypadku podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy