Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 12 lutego 2014 r. (sygn. akt I SA/Kr 1908/13) uznał, że pracownik, któremu firma zwraca wydatki związane z przeniesieniem do pracy w innym mieście, musi zapłacić od tego zwrotu podatek. Sądy uznają, że gdyby firma nie pokrywała wydatków związanych z oddelegowaniem, to pracownik musiałby uczynić to z własnej kieszeni. Dlatego jest to dla niego przysporzenie majątkowe.
Zgodnie z powyższym wyrokiem pracodawca, który wysyła pracownika do wykonywania pracy w innym mieście lub kraju, musi wskazać, czy będzie to podróż służbowa, czy oddelegowanie. Zależnie od tego ustalone są różne obowiązki podatkowe.
Podróż służbowa jest w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy podróżą, w której pracownik wykonuje na polecenie szefa zadania służbowe poza miejscem swojej stałej pracy lub siedzibą pracodawcy. Inaczej rozumiana jest definicja oddelegowania. Oddelegowanie to wykonywanie pracy w innej miejscowości, która wynika z charakteru zatrudnienia. Pracownik, który w umowie o pracę ma wskazane jako miejsce jej wykonywania Kraków i zostanie wysłany na jeden dzień do Poznania w celu wykonania określonego zadania, wówczas jest wysłany w podróż służbową. W sytuacji, gdy oddział firmy utworzony zostaje w innym miejscu i tam też ma wykonywać swoje zadania pracownik, wówczas mamy do czynienia z oddelegowaniem.
Do obowiązków pracodawca należy pokrycie pracownikowi kosztów podróży służbowej, a zwrot ten jest wolny od podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy. Zgodnie z rozporządzeniem dieta za dzień podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin wynosi 30 zł. Ponadto pracownikowi należy się m.in. zwrot kosztów przejazdu, noclegu. Zwolnienie podatkowe wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W przypadku oddelegowania zwolnione są: zwrot kosztów związanych z zakwaterowaniem do wysokości 500 zł miesięcznie (pod warunkiem że pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu i nie mieszka w miejscu, do którego go oddelegowano), dodatek za rozłąkę (jeśli przysługuje on pracownikom) oraz 30 proc. diet, które otrzyma pracownik oddelegowany za granicę (ich wysokość zależy od kraju, w którym pracownik będzie czasowo wykonywał obowiązki).
W kontekście powyższego wyroku pracodawca powinien zwracać uwagę na to, jakie świadczenia i w jakiej wysokości będą zapewniać oddelegowanym pracownikom. Doliczanie do przychodu kosztów noclegu i transportu może mieć dla pracownika jeszcze jeden niekorzystny skutek. Może sprawić, że pracownik szybciej wejdzie w wyższy próg podatkowy i będzie musiał płacić podatek według stawki 32 proc. podatku dochodowego.
